Mailbox leeg, hoofd leeg
Je bent misschien op zoek naar meer rust en overzicht in jouw leven als ondernemer. Daarom lees je waarschijnlijk deze blog met acht stappen voor meer structuur. Met meer structuur is er meer tijd over voor jou om te doen waarmee je de onderneming bent gestart, werken AAN in plaats van IN jouw onderneming.
In deze blog lees je over de vijfde stap.
Stap 5: E-mail management, Inbox zero
Het bijhouden van je mailbox kan tegenwoordig een dagtaak zijn. En daarin schuilt precies het gevaar: voor je het weet ben je de hele dag afgeleid. Zeker als je meldingen hebt ingesteld die continu in je scherm verschijnen. Deze kun je natuurlijk ook uitzetten. Veel ondernemers gebruiken hun inbox als vergaarbak van alle mail die ze nog moeten lezen, beantwoorden of een andere taak voor uit moeten zetten. De redenatie hierbij is vaak dat één box lekker overzichtelijk is en zoeken tegenwoordig zo makkelijk gaat.
Een mailbox met nog 200 of 2.000 ongelezen berichten wekt bewust dan wel onbewust onrust op. Er is echter een eenvoudige manier om anders met je mailbox om te gaan: Inbox zero.
Inbox zero vindt zijn oorsprong in het bij stap #3 beschreven Getting Things Done (GTD). De term is ontstaan vanuit de gedachte dat je tijdens het wachten (op de trein, in het hotel of voor een afspraak) altijd wel een paar minuten hebt om door je mail te scrollen en je inbox te legen. Op het geplande moment hoef je vervolgens alleen maar je map ‘Doen deze week’ erbij te pakken in plaats van 2.000 mails door te ploegen. Wel zo efficiënt en effectief. Dit gaat je zeker tijd schelen.
Filed items
Mails die je in je geplande moment doorleest en waar je verder niets mee hoeft, sla je direct op onder 1 FILED ITEMS (of je gooit ze meteen weg). Doe vooral geen moeite om allerlei mappen aan te maken, mailsystemen zoals die van Apple en Gmail hebben goede zoekfuncties (beter en sneller dan zoeken in een map).
Doen deze week
Dit is een map voor mails die je urgent, namelijk nog deze week, moet behandelen. Je kunt je deze mails natuurlijk ook meteen doorsturen naar je Trello board (zie stap 4).
Waiting for others
Een map voor zowel inkomende als verstuurde mails waarvan je de voortgang wilt bewaken. Denk aan een bepaald verzoek aan een collega of leverancier waarvan je binnen bepaalde tijd antwoord wilt. Zie het als een agendafunctie
Holding for later
Hier plaats je mails waar je wel nog iets mee wilt/moet maar niet direct deze week. Kies eens per week een vast moment om deze map door te nemen en verschuif je mails die je urgent vindt naar ‘Doen deze week’. Ongetwijfeld hebben diverse vraagstukken zichzelf al opgelost waardoor je ze meteen naar Filed items kunt verplaatsen.
99 ideeën
Voor zaken die je wellicht ooit nog wilt aanpakken zoals je eigen ideeën of suggesties van anderen. Over het algemeen is deze map vrij leeg, het betreft immers nice-to en niet need-to. Uiteraard kun je de namen naar eigen idee wijzigen.
💡 TIP
Probeer je mail dagelijks op een paar vaste momenten te checken, sorteren en eventueel beantwoorden (indien urgent). Zet de pop-upberichtgeving uit zodat je niet steeds wordt afgeleid.
Wil je ook weten hoe een goede structuur kan bijdragen aan een hogere verkoopprijs voor jouw bedrijf? Neem dan eens contact op.
